Les 6 étapes à connaître pour réussir sa SRM dans le BTP

Dans le secteur du bâtiment, la réussite d’une entreprise repose sur une gestion efficace des achats. 

Pour optimiser cette gestion et améliorer les performances, il est essentiel de mettre en place une stratégie solide de Supplier Relationship Management (SRM en anglais) ou Gestion de la Relation Fournisseur avec un logiciel permettant d’en assurer sa structuration. 

Le SRM désigne l’ensemble des processus et décisions visant à établir et à entretenir des relations solides avec ses fournisseurs. Dans cet article, nous explorerons en détail le concept du SRM et les 6 étapes à suivre pour réussir sa mise en place ! 

Que vous soyez une petite entreprise du bâtiment ou une société du multitechnique de grande envergure, ces étapes vous guideront vers une gestion des achats optimale et une amélioration de vos performances globales.

Qu’est-ce que le Supplier Relationship Management (SRM) ?

Le Supplier Relationship Management (SRM) relève d’une approche allant bien au-delà du simple partage d’informations. Le SRM propose : 

• une méthodologie dynamique, 
• des termes métiers spécifiques 
• et des informations précises. 

Il s’agit d’une discipline de gestion qui vise à établir et entretenir des relations solides et mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs d’une entreprise. Le SRM englobe un ensemble de processus, de stratégies et de technologies visant à maximiser la valeur tirée des relations avec les fournisseurs tout en minimisant les risques.

Négocier les meilleures conditions d’approvisionnement devient possible et plus simple. 

En effet, lorsque vos fournisseurs comprennent parfaitement votre entreprise, ils deviennent alors en mesure de répondre parfaitement à vos attentes.

Le SRM vous offre également l’opportunité d’enrichir votre connaissance des produits et de la valeur ajoutée que chaque fournisseur peut apporter à votre entreprise. Le but ultime du SRM est de construire des relations d’affaires gagnant-gagnant sur le long terme, et de créer une synergie qui profite à tous. 

Rappelons que seule une approche collaborative permet de développer des partenariats solides, d’optimiser vos performances et de relever certains défis propres au secteur du bâtiment (comme l’empreinte carbone des matériaux utilisés).

Comment optimiser les performances de votre gestion des achats avec le SRM ou le Supplier Relationship Management ?

Un logiciel de Supplier Relationship Management offre de nombreux avantages pour optimiser la performance de la gestion des achats dans le secteur du bâtiment. 

Voici une liste non-exhaustive des objectifs auxquels répond ce type de logiciel :

• Fluidifier les échanges entre l’entreprise principale et sous-traitante ;
• Améliorer le processus d’approvisionnement (réduire les retards de livraison, assurer la qualité des produits en d’autres termes minimiser les risques opérationnels) ;
• Gagner en avantage concurrentiel en favorisant la collaboration et l’innovation ;
• Contrôler les risques juridiques et financiers.

Ainsi, le SRM permet d’accompagner vos équipes dans leurs relations avec vos fournisseurs aux différentes étapes :   

• Lors du Sourcing : Identifier et qualifier les fournisseurs capables de fournir les biens & services demandés
• Lors de la Consultation : Affiner les possibilités sur des critères comme les coûts, la disponibilité, la conformité… 
• Lors de la Gestion du contrat : Créer & éditer des clauses contractuelles comme des contrats cadres, des contrats exceptionnels… utilisables et visibles pour l’ensemble de vos collaborateurs susceptibles d’en profiter. 
• Lors du suivi et de l’évaluation des prestations : Suivre l’avancement des différentes commandes, évaluer sur des points précis la conformité des livrables et ne manquer aucune échéance de paiement. 

Les 6 étapes à suivre pour mettre en place le Supplier Relationship Management dans votre entreprise du bâtiment

Analyse des besoins et identification des fournisseurs stratégiques 

Identifiez vos besoins spécifiques en matière d’achats et déterminez les fournisseurs stratégiques qui peuvent répondre à ces besoins. Pour cela, examinez : 

• Leur historique en matière de production, de livraison ou de service, 
• Leur capacité à respecter les délais, 
• Leur capacité de production, 
• Et assurez-vous qu’ils peuvent s’adapter à votre demande !

La fiabilité d’un fournisseur est essentielle. Vérifiez s’ils ont eu des problèmes majeurs dans le passé qui pourraient affecter votre chaîne d’approvisionnement. Recherchez des avis, parlez à d’autres clients ou partenaires qui ont travaillé avec eux, et obtenez des références si possible.

Les compétences techniques et l’expertise sectorielle du fournisseur sont également essentielles. Assurez-vous qu’ils ont le savoir-faire nécessaire pour répondre à vos besoins spécifiques et qu’ils sont au courant des meilleures pratiques de l’industrie.

Les meilleurs fournisseurs sont ceux qui présentent la meilleure combinaison de capacité, de fiabilité, de réputation et de compétences. 

Établissement d’une communication ouverte 

L’établissement d’une communication ouverte avec vos fournisseurs stratégiques est essentiel pour établir des relations solides et fructueuses. Commencez toujours par communiquer clairement vos objectifs à vos fournisseurs. Expliquez ce que vous attendez de la relation et comment elle peut contribuer à votre succès à long terme. Il est important que vos fournisseurs comprennent vos priorités et vos ambitions.

Puis, définissez en second temps vos attentes en termes de qualité, de délais, de conformité et de tout autre aspect crucial de la collaboration. Soyez ultra précis ! Fournissez des informations sur votre vision à long terme… Cette transparence permettra à vos fournisseurs de mieux s’aligner sur vos objectifs. 

Organisez des réunions périodiques pour discuter des progrès, des problèmes potentiels et des opportunités d’amélioration. Assurez-vous que la communication ne se limite pas à des moments critiques, mais qu’elle rentre bel et bien dans un processus continu.

Souvent, les fournisseurs sont les mieux placés pour identifier des opportunités d’efficacité ou d’innovation. N’hésitez pas à recueillir leurs feedbacks ! 

Définition d’accords et de contrats clairs 

• Établissez des accords, qui définissent les modalités de la relation commerciale (y compris les conditions de paiement, les quantités à acheter, les prix convenus, les délais de livraison, les niveaux de qualité attendus, et d’autres termes et conditions spécifiques),

• ainsi que des contrats-cadres, qui par définition, sont des accords à plus ou moins long terme couvrant un ensemble de transactions sur une période prolongée (généralement plusieurs années) et permettant de rationaliser le processus d’achat auprès d’un fournisseur. 

Les deux sont essentiels pour assurer une gestion efficace des achats et des relations fournisseurs ! 

Évaluation continue de la performance des fournisseurs 

Mettre en place un processus d’évaluation régulier signifie que vous ne vous contentez pas d’évaluer vos fournisseurs une fois par an ! Mais que vous suivez leur performance de manière constante tout au long de votre relation commerciale. Il peut s’agir d’un cycle trimestriel, semestriel ou annuel, en fonction de la nature de votre relation et de vos besoins.

Pour évaluer la performance de vos fournisseurs, définissez des indicateurs incluant des critères comme la qualité des produits ou des services fournis, le respect des délais de livraison, la réactivité aux demandes et aux problèmes, et l’innovation. 

Rassemblez des données objectives pour évaluer la performance de chaque fournisseur. 

Cela peut inclure des données internes, telles que des rapports de qualité, des retours d’information des parties prenantes internes et des évaluations de terrain. 

Lors de l’évaluation, identifiez : 

• les domaines où chaque fournisseur excelle (domaines de force) 
• et les domaines où des améliorations sont nécessaires (opportunités d’amélioration). 

Forcez-vous à partager les résultats de l’évaluation avec vos fournisseurs lors d’une restitution commentée. 

Une certaine discipline sera bien sûr de mise mais contribuera à créer une culture d’amélioration continue profitable à toutes les parties impliquées dans la relation fournisseur.

Gestion proactive des problèmes et des risques 

Anticipez les problèmes potentiels et gérez-les de manière proactive ! L’anticipation des problèmes implique de prévoir les éventuels freins ou problèmes qui pourraient survenir dans le processus d’approvisionnement ou de collaboration avec un fournisseur. Les risques peuvent être internes ou externes à l’entreprise.

Cela peut donc aller de la dépendance excessive à un fournisseur spécifique à la volatilité des marchés mondiaux, en passant par les problèmes géopolitiques…

Une fois que les problèmes et les risques sont identifiés, mettez en place des plans d’atténuation. Ces plans définissent comment vous réagirez en cas de problème. Par exemple, vous pourriez développer des alternatives de fournisseurs, créer des stocks tampons pour faire face à des retards imprévus, ou mettre en œuvre des contrôles de qualité supplémentaires pour minimiser les risques de produits défectueux.

Notez que tous les risques ne sont pas égaux en termes de gravité et d’impact sur vos opérations. Il est donc préférable d’évaluer la criticité de chaque risque pour pouvoir hiérarchiser les efforts d’atténuation en fonction de l’importance du risque.

Collaboration et innovation continue 

Enfin, dernière étape du processus SRM : favorisez la collaboration et l’innovation continue avec vos fournisseurs stratégiques. Impliquez-les dans le processus d’amélioration continue, sollicitez leurs idées et leurs suggestions, et explorez ensemble de nouvelles opportunités pour améliorer la performance des achats. Une collaboration étroite peut déboucher sur des solutions innovantes et différencier votre entreprise de vos concurrents.

Précisons que l’innovation ne se limite pas à l’amélioration de l’existant, mais peut également impliquer le développement de solutions nouvelles et innovantes. 

Pour conclure

• Le Supplier Relationship Management est un outil puissant pour optimiser la performance de votre entreprise du bâtiment en connectant vos fournisseurs à votre activité. Il offre des avantages concurrentiels significatifs et positionne votre entreprise en tant qu’acteur innovant sur le marché du bâtiment, de plus en plus dynamique.
• En mettant en place ces 6 étapes clés, vous pouvez établir des relations solides avec vos fournisseurs stratégiques, améliorer la qualité, réduire les risques et favoriser l’innovation.
   

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